Hal pertama yang dilakukan karyawan saat tiba di kantor adalah mencatatkan kehadirannya dalam sistem absensi.

Perusahaan menggunakan berbagai macam cara dalam mengelola absensi karyawan. Ada perusahaan yang menggunakan aplikasi absensi online, dan ada juga yang masih menggunakan absensi manual. 

Umumnya perusahaan yang bertahan dengan cara manual berpikir penggunaan aplikasi absensi rumit dan akan menelan banyak biaya. 

Disisi lain, banyak perusahaan lainnya memilih software absensi online karena dinilai memudahkan kinerja HRD. Mana yang benar?

Sebelum memutuskan memilih menggunakan aplikasi absensi online atau absensi manual, simak perbandingannya berikut ini! 

 

Baca Juga: Fungsi & Cara Kerja Fitur Zona Waktu Pada Aplikasi Absensi Online Karyawan AbzTrak

 

Perbandingan Aplikasi Absensi Online dan Manual

Pertanyaan mengenai mana yang lebih bagus antara aplikasi absensi online dan manual masih menjadi topik yang sering dibicarakan HRD.

Apapun yang dipilih, perusahaan dan HRD harus memahami terlebih dahulu perbandingan antara absensi online dengan absensi manual. Kali ini kami akan membahas 4 aspek dari kedua sistem ini. 

 

1. Fitur

Absensi manual lebih dahulu digunakan ketika perusahaan mulai perusahaan bekembang.

Sistem manual hanya mampu menampung data kehadiran, tetapi mempunyai fitur yang terbatas karena tidak terhubung secara elektronik. Karyawan harus menuliskan data absen mereka jika ingin data kesehariannya tercatat. 

Absensi yang terkoneksi dengan internet memiliki fitur yang lebih unggul dari sistem manual. Absensi online juga mampu mencatat kehadiran karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas di luar kantor.

Data dapat di-generate menjadi sebuah laporan kehadiran dalam bentuk processed timesheet yang telah dianalisis dan menampilkan status kehadiran, cuti, dan lembur karyawan.

Dengan begitu HRD dapat mengambil keputusan berkaitan dengan kehadiran karyawan dengan lebih akurat. 

 

2. Keamanan

Selain memiliki fitur yang minim, sistem absensi manual memiliki tingkat keamanan yang rendah.

Tidak adanya verifikasi dan enkripsi untuk mengakses data kehadiran dari sistem manual membuat data kehadiran dalam sistem manual mudah dipalsukan. Jika data dan informasi perusahaan mudah dipalsukan, kredibilitas perusahaan akan diragukan. 

Risiko pemalsuan data kehadiran tidak dapat ditemui dalam absensi online. Data kehadiran dalam absensi online disimpan dalam cloud server, dimana untuk mengaksesnya user harus memasukkan password dan username terlebih dahulu. User yang memiliki akses hanya orang-orang terkait yang memiliki kepentingan. 

 

3. Integrasi

Kehadiran karyawan berpengaruh terhadap gaji yang akan diterima karyawan. Karyawan yang hadir full dalam sebulan akan menerima gaji yang berbeda dengan karyawan yang beberapa kali tidak masuk kerja tanpa alasan.

Pengelolaan payroll atau gaji memerlukan data dari kehadiran karyawan. Sayangnya dalam sistem manual, data kehadiran terpisah dan harus dimasukkan secara manual kedalam sistem payroll, barulah kemudian payroll dapat dilakukan.

Padahal input manual menimbulkan kesalahan input yang akan menyebabkan kesalahan atau ketidakakuratan perhitungan. 

Berbeda dengan absensi online yang memiliki sistem dan dapat diintegrasikan dengan sistem payroll, HRD tidak perlu input data kehadiran secara manual.

Data kehadiran yang tersimpan dalam cloud server dapat “ditarik” kedalam sistem payroll. Perhitungan gaji pun lebih cepat dan akurat. 

 

4. Tingkat Keakuratan 

Tingkat keakuratan tinggi adalah keinginan bagi setiap perusahaan. Data kehadiran yang masuk dalam sistem absensi manual tidak dapat dipantau secara langsung oleh staff HRD.

Tingkat keakuratan data kehadiran dari manual pun dapat diragukan, mengingat tingkat keamanannya juga rendah. Lagi-lagi sistem manual tertinggal dari absensi online  jika dilihat dari tingkat keakuratannya. 

Sementara itu, absensi online  mampu merekam data kehadiran yang masuk secara real time, staf HRD dapat saat itu juga melihat data kehadiran karyawan.

Jadi akan terlihat karyawan mana yang selalu datang tepat waktu dan selalu terlambat setiap hari. Seluruh proses perekaman data berlangsung secara otomatis. 

 

Baca Juga: 8 Peran Penting Pengajuan Izin Dan Cuti Online Pada Aplikasi Absensi Karyawan AbzTrak

 

Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online

Berdasarkan penjelasan mengenai perbandingan antara absensi online dan sistem absensi manual, dapat ditarik kesimpulan bahwa absensi online  jauh lebih unggul dibandingkan dengan sistem manual.

Keunggulan tersebut menghasilkan beberapa keuntungan dalam menggunakan absensi online  bagi perusahaan. Apa saja keuntungannya? 

1. Minim Kecurangan

Data yang masuk dari aplikasi absensi online tersimpan dalam cloud server dengan tingkat keamanan tinggi dan dapat dilihat oleh staf HRD saat itu juga.

Teknologi ini dapat meminimalisir kecurangan. Karyawan tidak bisa memanipulasi data kehadiran dengan mudah karena disimpan dengan aman.

 

2. Perhitungan Jam Kerja Akurat

Sistem dalam program aplikasi absensi online dilakukan secara otomatis dan berbasis online  membuat perhitungan jam kerja lebih akurat.

Sinkronisasi clock in dan clock out dapat berjalan otomatis di semua perangkat keras. Cara ini sangat efektif untuk memantau dan melakukan penilaian kinerja karyawan. 

 

3. Rekapitulasi Lebih Mudah

Semua data kehadiran baik yang tepat waktu maupun terlambat tercatat secara otomatis.

Hal itu membuat rekapitulasi kehadiran untuk membuat laporan kehadiran lebih mudah dibandingkan dengan cara manual. Kinerja HRD akan menjadi lebih cepat dan efektif.

 

4. Integrasi Cepat

Data kehadiran dapat diintegrasikan ke dalam sistem lain seperti payroll dan penilaian kinerja karyawan. Sehingga integrasi pun dapat dilakukan dengan cepat.

Ketika  integrasi data dapat dilakukan dengan cepat, maka proses lain yang membutuhkan data kehadiran dapat berjalan dengan lancar dan menghasilkan hasil akurat dan tepat. 

 

Baca Juga: Mengapa Aplikasi Absensi Online Karyawan Harus Bersifat User Firendly? Berikut Penjelasannya!

 

Memilih Aplikasi Absensi Karyawan AbzTrak Berbasis Online 

Penjelasan mengenai perbandingan dan keuntungan program aplikasi absensi online dapat membuat kinerja perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien, khususnya dalam pengelolaan karyawan dan operasional.

Keuntungan dan manfaat dapat dirasakan langsung oleh perusahaan jika menggunakan absensi online AbzTrak dari MSSHRPay yang siap membantu perusahaan seputar pengelolaan absensi karyawan.

Kami telah berpengalaman menangani banyak client dari berbagai industri, sehingga tidak perlu diragukan kehandalannya dalam menyusun sebuah absensi online .

Dibalik sistemnya terdapat layanan konsumen yang siap mendengarkan kebutuhan perusahaan sehingga perusahaan mendapatkan absensi online yang paling cocok dan sesuai dengan kebutuhan. 

Dapatkan aplikasi absensi online AbzTrak dari MSSHRPay sekarang juga dengan menghubungi kami!

  Kembali