Apa itu aplikasi absensi?

 

Aplikasi absensi adalah perangkat lunak atau software yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengelola, merekam, dan memantau kehadiran karyawan. Tujuan utama dari aplikasi ini adalah untuk mencatat waktu masuk dan keluar karyawan secara akurat, sehingga manajemen dapat mengawasi jam kerja dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan absensi.

Aplikasi absensi karyawan biasanya dilengkapi dengan berbagai fitur yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam manajemen absensi, termasuk:

 

1. Perekaman waktu: Memungkinkan karyawan untuk mencatat waktu masuk dan keluar mereka menggunakan metode tertentu, seperti pemindaian sidik jari, rekam wajah, kartu akses, atau kode PIN.

2. Laporan absensi: Menghasilkan laporan yang menunjukkan kehadiran dan ketidakhadiran karyawan selama periode tertentu. Laporan ini membantu manajemen dalam penghitungan gaji, penilaian kinerja, dan kebijakan absensi lainnya.

3. Integrasi data: Dalam beberapa kasus, aplikasi absensi karyawan terhubung dengan sistem manajemen sumber daya manusia (HRM) atau sistem payroll perusahaan untuk memudahkan aliran data dan memastikan ketepatan informasi.

4. Izin dan cuti: Memungkinkan karyawan untuk mengajukan permohonan cuti atau izin secara elektronik dan memungkinkan manajemen untuk menyetujui atau menolak permintaan tersebut.

5. Pemberitahuan dan pengingat: Aplikasi dapat mengirimkan pemberitahuan atau pengingat kepada karyawan tentang batas waktu absensi, batas jam kerja, dan peristiwa penting lainnya.

6. Keamanan data: Menjamin bahwa data absensi karyawan aman dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.

 

Baca juga: 7 Alasan Kenapa Perusahaan Kamu Harus Menggunakan Aplikasi Absensi

 

Apa saja manfaat absensi?

Setiap teknologi yang dapat digunakan oleh manusia pasti mempunyai manfaat masing-masing. Sama halnya ketika perusahaan menggunakan aplikasi absensi online ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan. Untuk beberapa manfaat dari aplikasi absensi adalah:

 

1. Memberikan Proses Absensi Lebih Praktis

Seperti yang sudah disebutkan pada sebelumnya bahwa dengan adanya aplikasi absensi online, maka karyawan di perusahaan bisa mengakses di mana saja. Paling terpenting selama karyawan masih mempunyai smartphone yang dilengkapi dengan jaringan internet proses aplikasi absensi online tetap masih bisa berjalan secara lancar.

Apalagi untuk para tim lapangan pada sebuah perusahaan juga bisa melakukan absensi tanpa memandang tempat. Untuk hal ini tentu saja sangat menguntungkan, karena tidak perlu membutuhkan waktu luang untuk datang menuju ke kantor dan bisa langsung bertemu dengan klien.

Meski aplikasi absensi online bisa dilakukan di mana saja, akan tetapi untuk data yang diperoleh oleh tim HR perusahaan tetap masih akurat. Selain itu, semua data yang masuk di dalam sistem tersebut juga sudah saling terintegrasi dengan baik.

Jadi, untuk sistem tersebut dapat dijadikan sebagai suatu tempat yang berisikan mengenai segala informasi karyawan dan salah satunya adalah jam absensi. Dengan adanya sistem tersebut juga dapat membantu tim HR memantau kedisiplinan para karyawan apakah tim lapangan bekerja secara tepat waktu atau tidak.

 

2. Waktu absensi yang tercatat lebih akurat

Internet tentu mendapatkan peran penting pada sistem absensi berbasis aplikasi online. Karena berkat internet, sinkronisasi antara waktu pada perangkat yang terhubung pada sistem absensi. Biasanya smartphone menunjukkan waktu otomatis yang sudah disesuaikan dengan waktu global (jadi tidak perlu mengatur sendiri), dengan begitu pun waktu di handphone pun bisa sama dengan laptop atau komputer yang digunakan di kantor.

 

3. Lebih efisien dan hemat waktu

Sistem yang masih manual tentu memiliki celah yang bisa jadi kekurangan sistem itu sendiri. Seperti misalnya sistem absensi manual yang rawan terjadinya “titip absen.” Belum lagi, jika mesin absen hanya ada satu, hal ini akan menimbulkan antrean panjang, yang membuat karyawan bisa menjadi telat masuk kerja.

Tentu sistem absensi berbasis aplikasi online akan menjadi solusi yang tepat akan persoalan tersebut. Dengan aplikasi yang bisa diakses melalui telepon selular, para karyawan akan lebih menghemat waktu. Absen bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, bahkan ketika sedang meeting di luar kantor.

Apakah hal ini rawan kecurangan? Anda bisa lebih tenang, karena biasanya aplikasi absensi sudah dilengkapi dengan fitur geo tagging. Sehingga jika karyawan melakukan absensi di rumah pun Anda bisa mengetahuinya.

 

4. Rekapitulasi yang lebih mudah

Perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan saat mengumpulkan data. Jika dengan sistem absensi manual, tim HR harus mencatat dan menghitung satu persatu, tentu dengan sistem absensi berbasis aplikasi online persoalan rekapitulasi akan lebih mudah.

Biasanya aplikasi sudah terintegrasi, dan keseluruhan absen karyawan sudah tercatat. Jadi pada akhir bulan tim HR pun sudah bisa tinggal membuka data yang sudah direkapitulasi otomatis oleh sistem. Pastinya lebih hemat waktu dan tenaga, bukan?

 

5. Membuat karyawan lebih produktif

Bisa dibilang kalau sistem absensi manual itu tentu lebih “repot.” Para karyawan pun tergolong lebih susah ketika harus mengajukan cuti atau lembur. Karena biasanya para karyawan yang ingin mengajukan cuti harus mengisi formulir, lalu meminta tanda tangan persetujuan atasannya atas cuti tersebut. Belum tentu atasan yang ingin ditemui ada di kantor, belum lagi harus mengurus ke tim HR setelah disetujui. Sangat tidak efisien dan menguras waktu kerja.

Dengan menggunakan aplikasi online, karyawan bisa mengajukan cuti hingga lembur hanya dengan menggunakan telepon selularnya saja. Tentu harus tetap dengan persetujuan atasan. Pengajuan cuti dari karyawan tersebut akan langsung muncul sebagai notifikasi pada aplikasi sang atasan. Sehingga bisa diakses dimana pun, bahkan ketika tidak berada di kantor.

 

 

Sumber: siino.co.id & smartpresence.id

  Kembali