ISTILAH payroll sudah tidak asing lagi bagi karyawan yang bekerja di perusahaan. Payroll memiliki arti sistem penggajian di suatu perusahaan. Tapi apa sih sebenarnya definisi dari istilah payroll? Yuk simak.

1. Pengertian Payroll 

Payroll adalah skema penggajian dari perusahaan kepada karyawan untuk jangka waktu tertentu yang tanggal pencairannya sudah ditentukan. Sistem ini akan memudahkan perusahaan dalam proses penggajian karyawan, sebab perhitungan dilakukan secara otomatis dan akurat. Hal ini tentu akan sangat membantu, khususnya bagi perusahaan berskala besar dengan jumlah karyawan ratusan hingga ribuan.

Di perusahaan besar, payroll sudah dikelola secara khusus oleh departemen perusahaan yang mengelola keuangan. Sementara dalam perusahaan-perusahaan yang relatif masih kecil, payroll seringkali ditangani langsung oleh pemilik perusahaan.  Bukan hanya nominal gaji, upah yang masuk ke masing-masing rekening karyawan juga sudah mengkalkulasi berbagai komponen, seperti lembur, bonus, asuransi, hingga potongan pajak.

Proses tersebut dilakukan secara otomatis menggunakan aplikasi atau software tertentu. Sistem yang sering dikatakan sebagai skema penggajian modern ini memudahkan bagian administrasi atau HR di suatu perusahaan, sebab mereka tidak perlu menghitung secara manual saat memberikan gaji kepada karyawan.  Di samping itu, payroll juga membantu karyawan, terutama karyawan baru atau fresh graduate yang baru memasuki dunia kerja dalam memahami detail gaji mereka per bulan.

Baca juga: Kenapa Perusahaan Harus Menggunakan Sistem Payroll?

2. Cara Kerja Payroll

Lalu bagaimana dengan cara kerja payroll? Penggajian karyawan biasanya terdiri dari gaji pokok, uang makan, transport, uang upah lembur dan tunjangan lainnya. Ada beberapa jenis payroll dalam perusahaan, mulai dari manual sampai yang tercanggih yaitu menggunakan software. Karena ada faktor-faktor yang mempengaruhi nominal gaji setiap karyawan, maka dalam payroll dibutuhkan perencanaan yang matang. Dikutip dari GreytHR, ada tiga tahapan dalam payroll, antara lain:

a. Pre-Payroll

Merupakan langkah awal dalam menentukan kebijakan penggajian di suatu perusahaan. Kebijakan ini biasanya berkaitan dengan cuti, tunjangan, lembur, dan kehadiran.  Perusahaan-perusahaan di Indonesia juga harus memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam melaksanakan payroll, seperti kebijakan BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan Perhitungan PPh 21. Kebijakan ini yang nantinya akan disetujui oleh manajemen, dan sekaligus menjadi standar proses payroll suatu perusahaan.  Selanjutnya, yang perlu dilakukan adalah pengumpulan data karyawan untuk diolah ke dalam perhitungan gaji, seperti absensi atau perubahan gaji.  Dalam membuat laporan data karyawan tersebut, tim HRD harus menyesuaikan laporan karyawan dan laporan perusahaan dengan format yang dibutuhkan. Menggunakan aplikasi payroll yang memiliki fitur Laporan Khusus (Custom Report) menjadi solusi untuk kustomisasi semacam ini. Kemudian dilakukan pemeriksaan validitas data yang sudah dikumpulkan. Pengecekan ini dilakukan untuk memastikan payroll sudah akurat dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

b. Payroll

Setelah data karyawan sudah divalidasi, maka data tersebut akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk proses perhitungan gaji bersih. Gaji bersih yang dihasilkan sudah menyesuaikan pajak dan pengurangan lainnya.

c. Post-Payroll

Gaji karyawan termasuk pengeluaran yang cukup besar bagi perusahaan. Maka dari itu, penting bagi HRD untuk bekerja sama dengan tim Finance untuk pencatatan transaksi keuangan dalam proses penggajian.  Setelah dilakukan pencatatan oleh tim Finance, dapat dilakukan pembayaran gaji ke rekening perusahaan. Pembayaran gaji ini diikuti dengan distribusi slip gaji ke masing-masing karyawan.  Menurut Peraturan Pemerintah No 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2, pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.  Selain sifatnya wajib, slip gaji juga memiliki peran penting lainnya yakni sebagai bukti resmi bahwa perusahaan telah memberikan kewajibannya kepada karyawan. Selain itu, slip gaji juga dapat digunakan sebagai dokumentasi pembayaran bagi tim Finance.

3. Manfaat Payroll

Manfaat Payroll yang bisa diperoleh oleh perusahaan maupun karyawan dalam skema pembayaran gaji, yaitu:

a. Mengetahui laporan gaji pengaplikasian payroll dalam penggajian karyawan akan memudahkan karyawan mengetahui rincian laporan gaji setiap bulannya. Sebab, payroll memberikan gambaran detail tentang berapa persentase potongan untuk pajak, BPJS, hingga gaji bersih yang akan mereka terima.

b. Hemat Waktu. Seperti yang sudah dijelaskan di atas, payroll akan membantu bagian administrasi atau HR ketika masa gaji tiba. Mereka dapat menghemat waktu dalam proses penggajian karyawan. Sebagai contoh, apabila ada karyawan yang absen kerja, sistem payroll akan secara otomatis menghitung jumlah gaji untuk karyawan pada hari itu.  Di samping itu, ada banyak fitur lain yang dapat memudahkan perusahaan dalam proses pembayaran gaji. 

c. Membuat Formulir Pajak. Jika sebelumnya pembuatan formulir pajak bisa menyita banyak waktu dan biaya, dengan sistem payroll, perusahaan bisa membuat formulir pajak yang dibutuhkan perusahaan maupun karyawan dengan lebih mudah dan efisien.

Sumber: mediaindonesia.com