Kesalahan proses payroll dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan, tingkat pergantian yang tinggi, dan masalah hukum.

Selain itu, kesalahan ini juga dapat mengganggu stabilitas keuangan perusahaan dan kesulitan keuangan bagi karyawan.

Pada artikel kali ini, Kami akan membahas tentang proses payroll, kesalahan umum, dampak, hingga tips menghindarinya.

 

Baca Juga: CATAT!! Berikut Beberpa Tanda Perusahaan Kamu Telah Membutuhkan Aplikasi Payroll

 

Apa Saja Kesalahan Proses Payroll yang Sering Terjadi?

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, proses penggajian yang akurat adalah hal dasar yang umumnya diharapkan oleh karyawan dari perusahaan tempat mereka bekerja.

Apabila terjadi kesalahan dalam proses tersebut, maka diperlukan waktu dan dapat menimbulkan kekhawatiran bagi karyawan.

Untuk menghindari hal tersebut, Anda perlu mengenali beberapa kesalahan proses payroll yang umumnya terjadi, yaitu:

1. Kesalahan Perhitungan Gaji

Kesalahan perhitungan gaji bisa terjadi baik pada karyawan yang menerima gaji bulanan maupun per jam.

Beberapa kesalahan tersebut meliputi:

• Membayar terlalu banyak atau terlalu sedikit.
• Melewatkan gaji pertama bagi karyawan baru.
• Jumlah yang salah untuk tunjangan atau potongan gaji lainnya.
• Pembayaran yang tidak tepat kepada karyawan yang sedang cuti sakit atau cuti lainnya.

 

2. Kesalahan Klasifikasi Karyawan

Banyak perusahaan memiliki beragam jenis pekerja, seperti karyawan paruh waktu atau part time, karyawan tetap, dan pekerja lepas.

Berbagai jenis pekerja ini seringkali bisa menjadi sumber masalah dalam hal penggajian. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengklasifikasikan jenis karyawan dengan benar, terutama untuk keperluan pajak.

Memastikan setiap karyawan dikategorikan dengan benar adalah langkah penting yang dapat membantu perusahaan dan karyawan untuk perencanaan gaji jangka panjang.

Salah menetapkan jenis karyawan bisa menyebabkan perhitungan gaji yang tidak akurat, seperti pembayaran yang terlalu banyak atau terlalu sedikit.

Kesalahan dalam mengklasifikasikan karyawan juga bisa membuat perusahaan harus melakukan perbaikan ulang ke catatan penggajian dan melakukan pembayaran tambahan atau penyesuaian lain pada gaji karyawan.

 

3. Kesalahan Pembayaran Lembur

Salah satu contoh kesalahan dalam proses payroll terkait lembur adalah ketidakakuratan perhitungan jam lembur.

Hal ini bisa terjadi jika sistem payroll tidak mampu secara tepat mencatat dan menghitung jam kerja lembur karyawan.

Misalnya, jika seorang karyawan seharusnya mendapat tambahan bayaran untuk lembur, tetapi sistem mengalami kesalahan dan tidak menghitung dengan benar jumlah jam lembur yang dilakukan, sehingga mengakibatkan pembayaran yang tidak sesuai.

Contoh lainnya adalah ketidaksesuaian antara catatan manual dan sistem otomatis.

Jika seorang karyawan mencatat jam lemburnya secara manual, tetapi informasi ini tidak terintegrasi dengan baik ke dalam sistem payroll, kemungkinan akan terjadi kesalahan.

Hal tersebut dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara catatan manual dan pembayaran yang seharusnya diterima oleh karyawan.

 

4. Keterlambatan dalam Proses Penggajian

Dalam proses penggajian, waktu merupakan hal yang sangat penting. Karyawan mengharapkan perusahaan untuk membayar gaji secara teratur dan tepat waktu.

Jadwal pembayaran yang kurang jelas akan merusak kepercayaan dan pandangan positif karyawan terhadap perusahaan.

Kemudian, berkaitan dengan pajak gaji, mengabaikan tenggat waktu atau deadline penggajian bisa merugikan perusahaan melalui denda, sanksi, atau bahkan masalah hukum.

Dengan mengetahui jadwal pembayaran gaji dan waktu pembayaran pajak, maka sebagai profesional HR Anda dapat membantu perusahaan mengindari kesalahan proses payroll. 

 

5. Tidak Menyimpan Data Penggajian secara Detail

Setiap perusahaan wajib menyimpan catatan penting, termasuk catatan penggajian yang tidak boleh diabaikan. Hanya saja, terkadang perusahaan kurang memperhatikan hal tersebut atau kesulitan dalam menyusun data penggajian secara rinci.

Hal ini dapat menimbulkan masalah pada saat pelaporan pajak atau saat dilakukan audit. Data terkait penggajian biasanya meliputi:

• Informasi terkait pemotongan
• Pajak penggajian
• Manfaat dan potongan gaji
• Jam kerja
• Informasi cuti
• Pendapatan kotor
• Detail besaran gaji

 

Baca Juga: 8 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Payroll Untuk Perusahaan Anda!

 

6. Proses Penggajian yang Kurang Efisien

Evaluasi proses penggajian di perusahaan Anda saat ini. Apakah setiap periode penggajian Anda selalu mengalami kebingungan dalam mencari informasi yang diperlukan?

Apakah Anda menghabiskan banyak waktu untuk menghitung gaji karyawan secara manual?

Jika demikian, mungkin Anda perlu memperbaiki kembali proses penggajian yang saat ini diterapkan oleh perusahaan Anda.

 

7. Kerahasiaan dan Privasi Data

Dalam mengelola data penggajian, keamanan dan kerahasiaan informasi pribadi karyawan merupakan hal yang sangat penting. Sebab, pelanggaran privasi dapat mengakibatkan konsekuensi hukum yang serius.

Oleh karena itu, perusahaan harus menjaga keamanan data dengan membatasi akses, menggunakan software payroll yang aman, dan mematuhi Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).

 

8. Kepatuhan Terhadap Regulasi Pajak dan Ketenagakerjaan

Kesalahan dalam mematuhi regulasi pajak dan ketenagakerjaan, seperti BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, dapat menimbulkan masalah serius.

Inilah yang membuat perusahaan harus selalu memperbarui pemahaman mengenai peraturan terbaru dan mengelola pembayaran pajak serta kontribusi ke lembaga-lembaga tersebut secara teliti.

 

9. Tidak Melaporkan Semua Bentuk Pendapatan yang Dikenai Pajak

Salah satu kesalahan umum dalam pengelolaan penggajian karyawan adalah tidak melaporkan semua bentuk pendapatan yang dapat dikenai pajak.

Banyak perusahaan hanya melaporkan gaji, lembur, dan bonus, sementara ada bentuk kompensasi lain seperti opsi saham, hadiah, penggunaan mobil perusahaan untuk keperluan pribadi, dan hadiah kecil yang seharusnya turut dilaporkan.

Perlu Anda ketahui, bahwa tidak melaporkan dengan benar dapat mengakibatkan denda pelaporan pajak bagi organisasi dan karyawan yang terkena dampak.

Dengan demikian, penting untuk memahami semua bentuk kompensasi yang dapat dikenai pajak dan memastikan bahwa laporan pajak mencakup seluruh komponen pendapatan karyawan secara akurat dan sesuai dengan regulasi perpajakan yang berlaku.

 

Baca Juga: 10 Tren Terbaru Aplilasi Payroll Pada Tahun 2024!

 

Bagaimana Tips Menghindari Kesalahan Proses Payroll?

Untuk menghindari berbagai kesalahan proses payroll, ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan. Di antaranya adalah:

1. Ikuti Aturan Pajak

Tetap mengikuti aturan pajak terbaru merupakan hal yang sangat penting untuk menjaga akurasi dalam penggajian karena perubahan-perubahan yang kerap terjadi dalam aturan pajak.

Anda bisa menggunakan software payroll yang dapat memastikan proses penggajian perusahaan mematuhi aturan pajak dan jika diperlukan, Anda bisa meminta bantuan dari ahli pajak untuk memastikan pengelolaan sistem penggajian yang up to date. 

 

2. Jaga Data Karyawan

Pastikan informasi karyawan, termasuk formulir pajak, data pribadi, dan rincian rekening bank tetap up to date serta akurat.

Keasalahan dalam data karyawan dapat menyebabkan kesalahan adlam penggajian dan masalah kepatuhan.

Oleh karena itu, Anda perlu secara rutin memperbarui data karyawan secara berkala.

 

3. Gunakan Standarisasi dalam Porses Penggajian

Tetapkan prosedur standar untuk pengelolaan penggajian agar setiap tahap, mulai dari penginputan data hingga distribusi gaji dapat berjalan dengan segaram.

Selain itu, memastikan konsistensi dalam proses penggajian juga dapat membantu mengurangi terjadinya kesalahan.

 

4. Periksa Perhitungan dengan Teliti

Meskipun saat ini Anda telah menggunakan software modern, selalu periksa perhitungan secara menyeluruh sebelum memulai proses penggajian untuk mengidentifikasi dan memperbaiki potensi kesalahan.

 

5. Lakukan Audit secara Rutin

Lakukan audit secara berkala terhadap sistem penggajian untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul. Audit ini membantu mengidentifikasi potensi masalah sebelum menjadi serius.

 

6. Lakukan Penghitungan Tunjangan dan Potongan secara Akurat

Penghitungan tunjangan dan potongan gaji karyawan memerlukan ekterampilan dan kehati-hatian yang tinggi.

Pertama, untuk tunjangan, Anda perlu mengitung tunjangan kesehatan, makan, dan transportasi sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Selanjutnya, Anda juga perlu memperhatikan potongan gaji yang emncakup pajak penghasilan karyawan, iuran BPJS, dan dana pensiun.

Pastikan perhitungan tersebut mematuhi aturan apjak dan hukum tenaga kerja yang berlaku, serta menggambarkan perubahan status karyawan dengan akurat, seperti promosi atau perubahan jam kerja.

Untuk menjaga akurasi, disarankan untuk melakukan audit secara rutin dan memanfaatkan sistem payroll yang terintegrasi.

 

7. Gunakan Software Payroll yang Handal

Pilih software payroll yang dapat diandalkan untuk membantu mengelola penghitungan gaji yang rumit dan menyederhanakan prosedur penggajian.

Software ini dapat mengurangi kesalahan proses payroll yang kerap terjadi akibat human error. Salah satu software payroll yang bisa Anda andalkan adalah MSSHRPay.

MSSHRPay memiliki fitur payroll yang memungkin Anda menghitung gaji secara otomatis, sehingga megurangi kesalahan dalam proses penggajian dan mengirimkannya ke berbagai bank secara tepat waktu.

Selain gaji, Anda juga bisa menghitung seluruh komponen penghasilan dan potongan upah karyawan.

 

 

Sumber: gajihub.com

  Kembali